組織個資告知指引與範本

1. 組織使用前須完成的事

這份指引供工作區擁有者及自架部署方準備個資告知。請依實際作業填完所有「待填」欄位、移除不使用的項目，確認內容與流程一致後，再提供給資料當事人。範本不會自動成為組織政策，也不會自動寫入您的站點。

OSHEasy 的隱私政策說明軟體提供者的資料處理；組織仍須說明自己的名稱、業務用途、存取對象、期限及聯絡方式。具契約效力的組織義務，已列於服務與軟體使用條款第四節。

告知與合法依據應在應辦理的時間完成。公開檢點會在填寫時同步草稿，自架站點也可能在員工首次登入前就已匯入資料。請在發送連結、收取表格或匯入前確認程序，不以首次登入的勾選補代已發生的蒐集。

2. 公開檢點告知範本

【以下內容由組織依實況填寫後提供】

• 蒐集單位及窗口：［待填：組織完整名稱、承辦單位、可聯絡的 Email 或電話］。
• 目的及依據：為辦理［待填：設備／作業名稱、檢點、異常追蹤及紀錄管理用途］，依［待填：適用法令及條文、契約關係或具體同意依據］處理所需資料。
• 資料類別：姓名、單位、［待填：是否收集聯絡方式、照片、具體檢點欄位］、手寫簽名、填寫時間及簽閱紀錄。照片請避開無關人員、證件及健康資料。
• 利用方式與對象：透過 OSHEasy 官方線上檢點保存、傳送、查閱、簽閱及產生紀錄，提供［待填：實際可存取的職務／單位、簽閱者及依法接收資料的對象］。OSHEasy 於提供服務、備份、安全及必要支援範圍受託處理。
• 利用地區：［待填：組織及實際接收者所在的國家／地區］。官方連線、寄信及備份另涉及 OSHEasy 隱私政策所列境外服務，請一併查閱。
• 保存期間：組織將紀錄保存［待填：具體年限、起算日、法源或必要理由，以及期滿清理方式］。官方服務的欄位、姓名與簽名不會自動到期，由本單位管理刪除需要；檢點照片及 PDF 各自建立後在線上可存取 30 天，每日備份最多另存 15 天。本單位另行下載的副本依上述組織期限處理。
• 草稿：正式送出前，填寫內容已在瀏覽器保存並同步至伺服器。草稿自建立起保存兩小時，照片完成上傳後即存於伺服器；送出後轉為檢點紀錄。請依頁面說明送出或放棄草稿。
• 您的權利：可向上述窗口請求查詢、閱覽、複本、更正、停止蒐集處理利用或刪除；依同意處理者可撤回同意。請提供［待填：辨識所需的最少資料］，本單位依法核驗及處理；法定權利不因使用表單而被放棄。
• 不提供的影響：未填系統必填項目將無法送出。選填項目可不填；如不採此電子方式，請聯絡［待填：替代方式或無法提供替代方式的具體理由］。不得將與檢點無關的資料設為取得服務的條件。

工作區名稱不一定足以辨識實際蒐集者。請把完成的告知放在填寫者開始輸入前可閱讀的位置，例如表單說明或發送連結時附上的文件，並提供可保存的版本。上方範本未授權公開填寫者個資；若要公開設備摘要或照片，也須確認其中沒有不宜公開的個人資料。

3. 自架站點人員資料告知範本

【以下內容可作為部署方政策的正文，待填項目必須先補齊】

［待填：組織完整名稱］為辦理［待填：人員、承攬、資格、出入、檢點或其他實際業務］，蒐集［待填：逐項列出必要的人員資料、紀錄及檔案，不使用「所有相關資料」］。資料由［待填：本人、雇主、承攬商或其他來源］提供，依［待填：法律條文、契約關係或其他適用依據］處理。

資料保存在［待填：站點、主機與備份所在國家／地區］，以電子建檔、權限管理、查閱、簽閱及［待填：實際利用方式］提供［待填：可存取的職務、承辦單位、受託服務商及其他接收者］。對外連線、郵件或雲端備份使用［待填：服務商、接觸資料及處理地區；未使用者刪除］。OSHEasy 提供軟體，不因此自動取得站點業務資料；如需提供資料請求技術支援，本單位會另確認必要範圍。

各類資料保存［待填：各自期限、起算日、依據］，期滿以［待填：實際刪除或停止利用方式］處理，備份另保存［待填：備份期限及清理方式］。您可向［待填：權利申請窗口、Email／電話］行使查詢、閱覽、複本、更正、停止蒐集處理利用及刪除權；以同意為依據者可撤回同意。申請以必要範圍核驗，依個資法法定期間決定並說明依法須保留的部分。

必填資料為［待填］，未提供的具體影響為［待填］；選填資料為［待填］，可自由決定是否提供。未採用電子方式的處理安排為［待填］。您可在確認前取得並保存本告知，聯絡上述窗口釐清問題。

4. 必要的特種個資：另行確認依據

病歷、醫療、基因、性生活、健康檢查及犯罪前科，受個資法第六條較嚴格的限制。請列明實際需要的項目，確認是基於法律明文、法定義務等例外，或符合要件的書面同意。組織有法定保存義務時，應說明具體規定，不把所有處理都包裝成可自由拒絕的同意。

如確實採書面同意，應先評估是否自願、是否超過特定目的必要範圍，以及是否違反其他法律對當事人意思決定的限制；僱傭關係下尤須檢視拒絕的實際後果。使用電子方式時，應另確認電子簽章法的適用條件與可供查證的證據。可在完整告知後，依下列內容準備獨立文件：

「我已取得［待填：組織名稱、文件名稱及日期／版本］的告知，知悉為［待填：具體目的］，將由［待填：蒐集者］蒐集、處理及利用我的［待填：明確資料項目］，提供予［待填：接收者］，於［待填：地區］保存及利用至［待填：期間］。我了解拒絕或撤回同意的影響為［待填：真實且合法的後果及替代安排］，可向［待填：窗口］提出申請。我自願就上述具體範圍表示同意。」

應另保留當事人、日期、文件全文、意思表示及必要核驗資料。若實際未處理特種個資，請在組織告知中寫明未蒐集項目，勿要求概括授權未來用途。現有政策畫面的勾選方式不會替組織判斷上述要件是否成立。

5. 保存期限與申請處理

保存期限須按資料種類核對。例如職業安全衛生管理辦法第八十條所定的特定自動檢查紀錄，須依其適用範圍保存三年；不代表所有表單或每張照片一律適用相同期限。官方檔案的 30 天可存取期限，可能短於組織須保存的時間，應預先安排下載及保管。

收到查詢、閱覽或複本申請，依個資法於 15 日內決定，必要延長不超過 15 日並書面說明；更正、停止或刪除請求於 30 日內決定，必要延長不超過 30 日並書面說明。涉及依法保留或其他人的權利時，應釐清可提供或處理的範圍並說明理由。

請保存組織實際使用的告知版本及必要證據，定期檢查權限與保存需要。需協助釐清 OSHEasy 功能，可聯絡 [email protected]；組織應自行確認範本與自己的業務、法源及處理流程相符。